Uten forankring blant medarbeiderne, kullseiler WMS-prosjektet

”Det er jo smart. Det må da alle forstå.”

Ovenstående tilnærming er årsaken til at en rekke IT-prosjekter har kullseilet allerede før de kom ut av havnen.

For nei, alle kan ikke nødvendigvis forstå at det er smart å innføre et nytt IT-system med tilhørende nye prosesser og arbeidsflyt. Forandring er ikke et positivt ord i alle menneskers ører, og slett ikke hvis det føles som om beslutningen om forandringen er blir tatt over hodet på en.

Selv om det er de beste intensjoner som ligger bak når et nytt IT-system blir innført, for eksempel et Warehouse Management System, krever det grundig forarbeid for å lykkes med en gjennomgripende forandring – også selv om forandringen objektivt sett er en god idé for alle parter.

Mange virksomheter har i årenes løp begått feilen å introdusere et IT-system, gi litt opplæring og så forvente at folk tar det til seg. Men man kan ikke ta for gitt at folk forstår hva et WMS er, hvilken forskjell det kan gjøre på lageret, og hvorfor det er viktig for virksomheten å innføre det.

Les om hvordan selve implementeringen av Apport WMS ble gjort i samarbeid mellom Apport, ERP-leverandøren, en integrasjonsspesialist og Relektas egne folk fra IT, innkjøp og lager. 

Mange virksomheter har i årenes løp begått feilen å introdusere et IT-system, gi litt opplæring og så forvente at folk tar det til seg. Men man kan ikke ta for gitt at folk forstår hva et WMS er, hvilken forskjell det kan gjøre på lageret, og hvorfor det er viktig for virksomheten å innføre det.

Les om hvordan selve implementeringen av Apport WMS ble gjort i samarbeid mellom Apport, ERP-leverandøren, en integrasjonsspesialist og Relektas egne folk fra IT, innkjøp og lager. 

To viktige grunner til involvering

Den forståelsen kommer gjennom inkludering i både beslutnings- og implementeringsprosessen, og det er minst to viktige grunner til at lagermedarbeiderne bør involveres tidlig i et WMS-prosjekt.

For det første er det avgjørende at man får trukket alle de små daglige rutinene på lageret frem i lyset, slik at man kan ta høyde for dem i utviklingen av prosessene i lagerstyringen. Hvis man glemmer det menneskelige aspektet, risikerer man å ende opp med å designe prosesser som ikke passer for de reelle behovene på lageret. Det kan være noe så enkelt som å huske på å samle opp serienumre eller å få laget prosesser for påfylling, slik at lagermedarbeiderne unngår å kjøre til en tom lokasjon.

For det andre handler det grunnleggende om å få folk med om bord helt fra starten. Man risikerer at det blir en lang, seig kamp i motbakke hvis ikke alle medarbeiderne kjøper ideen om at forandringsprosessen er viktig for virksomheten.

La lagerarbeiderne velge hardware

Følelsen av å være involvert i prosessen kan du sikre ved å inkludere medarbeidere på lageret i den tidlige behovsavdekningen, og det er opplagt at lagerarbeiderne bør bli tatt mye med på råd når det skal velges hardware. Det er tross alt dem som skal gå med terminalene i hendene hver dag.

På mange lager er det enkelte medarbeidere som i kraft av erfaring har en nøkkelposisjon. Å kjenne lageret ut og inn er en stor fordel når man arbeider på den tradisjonelle måten og plukker med penn og papir. Denne fordelen avtar imidlertid når man begynner å bruke et WMS, hvor systemet finner den mest effektive måten å plukke. Derfor vil noen garvede lagerarbeidere oppleve det som at deres posisjon blir truet.

Det kan være veldig lurt å trekke inn nettopp disse medarbeiderne tidlig i prosessen, slik at de med sin posisjon på lageret kan være med på å drive prosjektet frem, i stedet for å ende opp som bremseklosser.

Og til slutt er det viktig å prioritere opplæring – både av superbrukere og ”vanlige” brukere. Det er veldig viktig at folk ikke starter med å få en dårlig opplevelse med WMS-systemet fordi de ikke har blitt utrustet godt nok til å bruke det.

Gode argumenter for et WMS-prosjekt

Når man vil forankre et WMS-prosjekt hos medarbeiderne og få dem til å forstå ideen med det, er det en rekke argumenter man med fordel kan trekke frem.

• Med investeringen i et WMS blir lageret opprioritert og ansett som en viktig del av virksomheten.
• Medarbeiderne får anledning til å arbeide med moderne teknologi, som voice-teknologi, og er altså ”med på det nye.”
• Medarbeiderne får et system som er enkelt å arbeide med.

I stedet for den kaotiske atmosfæren som kan oppstå når det er travelt på et lager, sørger WMS-et for en jevn arbeidsflyt hvor tingene automatisk tas i riktig rekkefølge.

Det viktigste er at involveringen ikke bare fremstår som et forsøk på å signalisere inkludering, men er et oppriktig ønske om å trekke på lagerarbeidernes kompetanse i forhold til WMS-prosjektet. Det skaper det beste prosjektet, og den positive bivirkningen er forankringen, som er helt avgjørende for at prosjektet skal lykkes.