Hvor mange interne ressourcer kræver et WMS projekt?

At indføre et WMS er ikke bare et spørgsmål om at optimere lagerets effektivitet. Det er et forandringsprojekt, som har betydning for hele virksomheden, og derfor må man dedikere de nødvendige interne ressourcer i implementeringsfasen.

På et Apport WMS-projekt skal man regne med at allokere mellem 400 og 500 interne timer fordelt over cirka 6 måneder.

Den vigtigste interne rolle er projektlederen, som skal forvente at bruge cirka 200-400 timer i løbet af 6 måneder. Det er ofte en logistikchef, som får denne opgave, men det kan for så vidt lige så godt være én fra IT eller en økonomiansvarlig. Det er ikke kendskab til lageret, der er det vigtigste, men derimod evnen til at lede et projekt.

Den interne projektleder skal sørge for, at alle aftalte leverancer fra virksomheden til WMS-leverandøren sker som planlagt, og det er også ham eller hende, som sørger for at følge op over for tredjepartsleverandører i forhold til ERP-integration, trådløst netværk osv.

Superbrugere skal bruge 40 timer

Uddannelse af lagerarbejderne er et meget vigtigt punkt på den interne to do-liste. Hvis folkene på lageret er godt forberedt, er sandsynligheden stor for, at overgangen til det nye WMS kan ske uden nævneværdige driftsforstyrrelser.

Den mest udbredte tilgang er at uddanne en række superbrugere – ofte én for hvert område på lageret: varemodtagelse, pluk og forsendelse. På lidt større lagre er en god tommelfingerregel at gå efter én superbruger for hver 8 almindelige brugere.

Superbrugerne skal forvente at bruge cirka 40 timer på at bidrage til udviklingen af de nye processer og på oplæring. Da en af de helt store fordele ved Apport WMS er den store brugervenlighed, skal almindelige brugere ikke afsætte mere end 4 timer til oplæring.

Virksomhedens interne it-ressourcer får også en række opgaver, som de skal tage sig af i løbet af projektperioden. Det drejer sig især om opsætning af trådløst netværk på lageret, hvor intern it skal forhandle med leverandøren og være ansvarlig for, at den opgave kommer i mål i tide.

Ledelsen skal på banen – bare ikke for meget…

Forankring er et nøgleord, hvis man vil have succes med et WMS-projekt, og det gælder både på ledelsesgangen og lagergulvet.

Vi arbejder med en fast projektmodel, som indebærer, at ledelsen deltager i 5 styregruppemøder undervejs i implementeringsfasen, og derudover skal ledelsen kunne træde til, hvis der sker noget uventet undervejs, som påvirker planen og kræver mere strategisk beslutningskompetence.

Alt det praktiske tager projektlederen sig af, og ledelsens involvering er derfor nogle gange lidt af en balanceakt. Det er afgørende, at ledelsen er synlig for at signalere vigtigheden af projektet, men det er lige så vigtigt, at den ikke bliver overinvolveret på detaljeniveau, da det kan blive en bremseklods.

Timerne er givet godt ud

At hive 400-500 timer ud af en organisation kan være en udfordring, også selv om det er over en periode på cirka 6 måneder. Særligt hvis man ikke har været vant til at prioritere logistik højt, kan det virke som en betragtelig post.

Det kræver imidlertid en gensidig forpligtelse mellem virksomheden og WMS-leverandøren at få succes med et WMS-projekt, og timerne i den indledende fase er givet godt ud. En dedikeret og stramt styret indsats fra begge sider sikrer nemlig, at projektet bliver på sporet, så der ikke skal bruges unødige timer på at samle op senere.